Jun 09, 2023
Marline Wind
schreef
Goedendag,
De archivering in Wmo-Ned is zo ingericht, dat een melding mee-vernietigd wordt, als de bijbehorende (laatste) aanvraag vernietigd wordt. Dit lijkt me niet gewenst en ik ben benieuwd hoe andere gemeentes hiernaar kijken.
Wat mij betreft zou een melding namelijk een eigen bewaartermijn moeten krijgen en niet gekoppeld moeten zijn aan een aanvraag.
Met de huidige werking van Wmo-Ned kan namelijk het volgende gebeuren met de melding:
Stel, cliënt vraagt een scootmobiel aan, maar consulent is van mening dat cliënt het probleem zelf kan oplossen door bijv. fiets met lage instap. Ondersteuningsplan (=plan van aanpak) wordt verstuurd aan cliënt en melding wordt afgesloten:
1. Cliënt onderneemt verder geen actie -> bewaartermijn van de melding is 15 jaar (opstellen plan van aanpak: selectielijstcode 3.1.5)
2. Cliënt wil in bezwaar, doet een aanvraag en aanvraag wordt afgewezen -> bewaartermijn van de aanvraag en dus ook van de melding is 5 jaar (geweigerde voorziening: selectielijstcode 8.2)
3. Cliënt heeft het niet goed begrepen en doet een aanvraag, aanvraag wordt ingevoerd, maar na overleg met cliënt trekt cliënt de aanvraag in -> bewaartermijn van de melding is 6 weken (ingetrokken aanvraag: selectielijstcode 8.4.1)
4. Cliënt doet niets, maar administratie voert per ongeluk een aanvraag op, aanvraag wordt daarna afgebroken -> bewaartermijn van de melding is 6 weken (afgebroken aanvraag: selectielijstcode 8.4.1)
De inhoud van de melding qua privacygevoelige gegevens blijft in alle situaties hetzelfde, maar de bewaartermijn van de melding is anders.
Als cliënt in situatie 3 of 4 na een paar maanden weer contact met ons opneemt met een vraag over de melding, dan staat er niets meer in ons systeem omdat alles vernietigd is.
Hoe kijken andere gemeentes hiernaar?
Groetjes Marline Wind (Senior Delft Support)
De archivering in Wmo-Ned is zo ingericht, dat een melding mee-vernietigd wordt, als de bijbehorende (laatste) aanvraag vernietigd wordt. Dit lijkt me niet gewenst en ik ben benieuwd hoe andere gemeentes hiernaar kijken.
Wat mij betreft zou een melding namelijk een eigen bewaartermijn moeten krijgen en niet gekoppeld moeten zijn aan een aanvraag.
Met de huidige werking van Wmo-Ned kan namelijk het volgende gebeuren met de melding:
Stel, cliënt vraagt een scootmobiel aan, maar consulent is van mening dat cliënt het probleem zelf kan oplossen door bijv. fiets met lage instap. Ondersteuningsplan (=plan van aanpak) wordt verstuurd aan cliënt en melding wordt afgesloten:
1. Cliënt onderneemt verder geen actie -> bewaartermijn van de melding is 15 jaar (opstellen plan van aanpak: selectielijstcode 3.1.5)
2. Cliënt wil in bezwaar, doet een aanvraag en aanvraag wordt afgewezen -> bewaartermijn van de aanvraag en dus ook van de melding is 5 jaar (geweigerde voorziening: selectielijstcode 8.2)
3. Cliënt heeft het niet goed begrepen en doet een aanvraag, aanvraag wordt ingevoerd, maar na overleg met cliënt trekt cliënt de aanvraag in -> bewaartermijn van de melding is 6 weken (ingetrokken aanvraag: selectielijstcode 8.4.1)
4. Cliënt doet niets, maar administratie voert per ongeluk een aanvraag op, aanvraag wordt daarna afgebroken -> bewaartermijn van de melding is 6 weken (afgebroken aanvraag: selectielijstcode 8.4.1)
De inhoud van de melding qua privacygevoelige gegevens blijft in alle situaties hetzelfde, maar de bewaartermijn van de melding is anders.
Als cliënt in situatie 3 of 4 na een paar maanden weer contact met ons opneemt met een vraag over de melding, dan staat er niets meer in ons systeem omdat alles vernietigd is.
Hoe kijken andere gemeentes hiernaar?
Groetjes Marline Wind (Senior Delft Support)
3 Antwoorden
Jun 19, 2023
Hanneke Roelofs
schreef
Hallo Marline,
Ik heb vrijdag over de mail ook even met Bianca (Zorgned) contact gehad hierover. Ik begreep dat zij jullie hadden geadviseerd dit op het forum te plaatsen en dat zij aangeven dat de werking conform de archiefwet is. Wij hebben de bewaartermijnen nog niet ingericht, ik ben daar nu wel druk mee bezig. Ik ga onze archivaris vragen wat hij hiervan denkt want ik was zelf ook in de veronderstelling dat een plan van aanpak in alle situaties 15 jaar bewaard moet blijven, los van wat wel of niet het vervolg is. Wordt vervolgd. Ondertussen hoor ik graag reacties van andere gemeentes!
groeten, Hanneke Roelofs Wijk bij Duurstede (Stichting Binding)
Ik heb vrijdag over de mail ook even met Bianca (Zorgned) contact gehad hierover. Ik begreep dat zij jullie hadden geadviseerd dit op het forum te plaatsen en dat zij aangeven dat de werking conform de archiefwet is. Wij hebben de bewaartermijnen nog niet ingericht, ik ben daar nu wel druk mee bezig. Ik ga onze archivaris vragen wat hij hiervan denkt want ik was zelf ook in de veronderstelling dat een plan van aanpak in alle situaties 15 jaar bewaard moet blijven, los van wat wel of niet het vervolg is. Wordt vervolgd. Ondertussen hoor ik graag reacties van andere gemeentes!
groeten, Hanneke Roelofs Wijk bij Duurstede (Stichting Binding)
Jun 22, 2023
Hanneke Roelofs
schreef
Vervolg Wijk bij Duurstede:
Onze archivaris gaf mij onderstaand antwoord:
"Ik begrijp uit jouw verhaal dat een melding resulteert in een plan van aanpak. Als een wmo voorziening wordt verstrekt, wordt het bijbehorende plan van aanpak 20 jaar bewaard. Als de bijbehorende wmo voorziening niet wordt verstrekt, wordt het bijbehorende plan van aanpak vernietigd na 1 jaar. Dit is volgens mij correct als je naar de selectielijst kijkt. Dus als iemand geen wmo voorziening ontvangt, dienen de gegevens na 1 jaar verwijderd te worden (ook ter bescherming van de privacy).
In de handreiking van de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) staat hierover het volgende:
Het verlengen of verkorten van bewaartermijnen voor vernietigbare processen of zaken is volgens de Selectielijst 2020 niet mogelijk. Het langer of korter bewaren van vernietigbare archiefbescheiden wordt ook afgeraden: vaak is er in de risicoanalyse die bij deze resultaten c.q. bewaartermijnen hoort, een wettelijke termijn verrekend. Het afwijken van de voorgestelde termijnen kan leiden tot bijvoorbeeld overtredingen van de AVG.
Het is dus m.i. correct dat het plan van aanpak na 1 jaar wordt vernietigd, als de bijbehorende wmo voorziening niet wordt verstrekt. Omdat het een tijd duurt voordat er daadwerkelijk vernietigt wordt, zal het afgebroken plan van aanpak nog een tijdje Zorgned staan. Mocht een persoon nadien weer een andere voorziening aanvragen, dan mogen deze gegevens wel weer gebruikt worden."
Mijn conclusie is dat de werking in Zorgned inderdaad klopt, dat de melding mee-vernietigd wordt. En dat we een plan van aanpak waar geen maatwerkvoorziening uit voortkomt dus helemaal geen 15 jaar hoeven te bewaren maar maar 6 weken*
(* in ons geval 1 jaar want wij hebben met onze afdeling DIV afgesproken om bij ingetrokken aanvragen af te wijken van de bewaartermijn uit de selectielijst en een bewaartermijn van 1 jaar te hanteren. Dit omdat 6 weken wel heel erg kort is en het voor ons en voor de burger niet prettig is als het zo snel al vernietigd wordt.)
@Marline, mag ik jou vragen welke afsluitredenen jullie in gebruik hebben voor de melding en welke bewaartermijn daar aan hangt
Ik moet het bij ons nog inrichten de bewaartermijnen maar zat qua afsluitredenen nu te denken aan: Melding doorlopen / melding ingetrokken / overleden / verhuisd buiten de gemeente
Maar ik denk nu dat ik "melding doorlopen" beter kan opsplitsen en onderscheid kan maken in: melding doorlopen met resultaat aanbod maatwerkvoorziening en melding doorlopen met resultaat geen aanbod maatwerkvoorziening. En dan bij geen maatwerkvoorziening een bewaartermijn van 1 jaar (*) en bij wel een maatwerkvoorziening een bewaartermijn van 15 jaar.
Onze archivaris gaf mij onderstaand antwoord:
"Ik begrijp uit jouw verhaal dat een melding resulteert in een plan van aanpak. Als een wmo voorziening wordt verstrekt, wordt het bijbehorende plan van aanpak 20 jaar bewaard. Als de bijbehorende wmo voorziening niet wordt verstrekt, wordt het bijbehorende plan van aanpak vernietigd na 1 jaar. Dit is volgens mij correct als je naar de selectielijst kijkt. Dus als iemand geen wmo voorziening ontvangt, dienen de gegevens na 1 jaar verwijderd te worden (ook ter bescherming van de privacy).
In de handreiking van de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) staat hierover het volgende:
Het verlengen of verkorten van bewaartermijnen voor vernietigbare processen of zaken is volgens de Selectielijst 2020 niet mogelijk. Het langer of korter bewaren van vernietigbare archiefbescheiden wordt ook afgeraden: vaak is er in de risicoanalyse die bij deze resultaten c.q. bewaartermijnen hoort, een wettelijke termijn verrekend. Het afwijken van de voorgestelde termijnen kan leiden tot bijvoorbeeld overtredingen van de AVG.
Het is dus m.i. correct dat het plan van aanpak na 1 jaar wordt vernietigd, als de bijbehorende wmo voorziening niet wordt verstrekt. Omdat het een tijd duurt voordat er daadwerkelijk vernietigt wordt, zal het afgebroken plan van aanpak nog een tijdje Zorgned staan. Mocht een persoon nadien weer een andere voorziening aanvragen, dan mogen deze gegevens wel weer gebruikt worden."
Mijn conclusie is dat de werking in Zorgned inderdaad klopt, dat de melding mee-vernietigd wordt. En dat we een plan van aanpak waar geen maatwerkvoorziening uit voortkomt dus helemaal geen 15 jaar hoeven te bewaren maar maar 6 weken*
(* in ons geval 1 jaar want wij hebben met onze afdeling DIV afgesproken om bij ingetrokken aanvragen af te wijken van de bewaartermijn uit de selectielijst en een bewaartermijn van 1 jaar te hanteren. Dit omdat 6 weken wel heel erg kort is en het voor ons en voor de burger niet prettig is als het zo snel al vernietigd wordt.)
@Marline, mag ik jou vragen welke afsluitredenen jullie in gebruik hebben voor de melding en welke bewaartermijn daar aan hangt
Ik moet het bij ons nog inrichten de bewaartermijnen maar zat qua afsluitredenen nu te denken aan: Melding doorlopen / melding ingetrokken / overleden / verhuisd buiten de gemeente
Maar ik denk nu dat ik "melding doorlopen" beter kan opsplitsen en onderscheid kan maken in: melding doorlopen met resultaat aanbod maatwerkvoorziening en melding doorlopen met resultaat geen aanbod maatwerkvoorziening. En dan bij geen maatwerkvoorziening een bewaartermijn van 1 jaar (*) en bij wel een maatwerkvoorziening een bewaartermijn van 15 jaar.
Jul 06, 2023
Bianca Brals-Oomkens
medewerker
schreef
Beste Marline en Hanneke,
Een medewerker van een andere gemeente met veel ervaring omtrent dit onderwerp heeft ook naar de genoemde situatie gekeken.
Vanuit het perspectief van de cliënt/medewerker is het vervelend dat na een ingetrokken/foutieve aanvraag, de bijbehorende melding ook wordt vernietigd na 6 weken. Om die reden kan ervoor worden gekozen om bij een "foutief ingevoerde aanvraag" een bewaartermijn van bijvoorbeeld 1 jaar te hanteren, vervolgens ook in de vernietigingsafspraken vast te leggen waarom je dit doet. Eigenlijk hetgeen wat Hanneke ook al aangeeft.
Indien een inspecteur vraagt waarom er niet gehouden wordt aan het termijn van 6 weken, wordt daar bij bovenstaande beredenering niet moeilijk over gedaan was zijn ervaring.
Met vriendelijke groet,
Bianca Brals-Oomkens
Een medewerker van een andere gemeente met veel ervaring omtrent dit onderwerp heeft ook naar de genoemde situatie gekeken.
Vanuit het perspectief van de cliënt/medewerker is het vervelend dat na een ingetrokken/foutieve aanvraag, de bijbehorende melding ook wordt vernietigd na 6 weken. Om die reden kan ervoor worden gekozen om bij een "foutief ingevoerde aanvraag" een bewaartermijn van bijvoorbeeld 1 jaar te hanteren, vervolgens ook in de vernietigingsafspraken vast te leggen waarom je dit doet. Eigenlijk hetgeen wat Hanneke ook al aangeeft.
Indien een inspecteur vraagt waarom er niet gehouden wordt aan het termijn van 6 weken, wordt daar bij bovenstaande beredenering niet moeilijk over gedaan was zijn ervaring.
Met vriendelijke groet,
Bianca Brals-Oomkens